“Gulbelė”: patirties istorija su Qlik

„Gulbelės“ komercijos direktorius Ugnius Venckutonis „Qlik Baltics Online“ renginyje 2021 m. kovo 24 d. 200-ams renginio dalyvių papasakojo apie patirtį, naudojantis Qlik sprendimais.

– Prieš 2 metus pasirinkote verslo duomenų analitikos įrankį. Kas lėmė sprendimą įsigyti „Qlik“?

– Prieš „Qlik“ naudojome „Excel“ ataskaitas. „Excel“ „PivotTable“ lentelės buvo didelės, jas sudarė daug puslapių. Kai kurias ataskaitas sugebėdavome pasidaryti savarankiškai, kitas gaudavome, tarkime, kartą per savaitę ar kartą per mėnesį. Tokiu būdu visada esi priklausomas nuo asmens, kuriančio ataskaitas. Tekdavo palaukti. Kai pagaliau gauni ataskaitą už savaitę, supranti, kad tą savaitę tu jau praleidai, o tavo sprendimai remiasi…praeities rezultatais. Priklausomybė nėra malonus jausmas: negali būti tikras, ar žmogus, kuris ruošia ataskaitas, atsiųs jas laiku, ar nepamirš. Pamažu atsirado būtinybė nusistovėjusią tvarką keisti. Sutikome Vytautą Siaurusaitį („Day Q Analytics“ vadovas), kuris pademonstravo mums „Qlik Sense“ analitinę aplikaciją pardavimų duomenims analizuoti. Matėme, kad kartu diegdami naujus analitikos įrankius galime žengti didelį žingsnį pirmyn. Pasiryžome jį žengti.

-Kaip pokyčius pasitiko jūsų didelė komanda? Kaip pavyko „prijaukinti“ „Qlik“ įmonėje?

-„Excel“ buvo tikrai geras mūsų draugas. Laukė nemenkas iššūkis įdiegti naują įrankį. Pradžioje mano kolegų požiūris buvo labai konservatyvus. Anot jų, „Excel“ yra geriausias, viską galintis, ir nėra jokio reikalo jį keisti nauju įrankiu. Dauguma taip pat manė, kad projektas prasidės, po kurio laiko išsisems ir tikslų nepasieks. Ką pirmiausia padariau? Paprašiau kolegų, kad mūsų kassavaitiniuose susitikimuose ataskaitas parengtų ir demonstruotų naudodami „Qlik Sense“. Pirmi susitikimai buvo nuviliantys: kolegos vis dar atidarinėdavo „Excel“. Pradėjau uždavinėti klausimus ir atsakymų prašiau čia ir dabar. Jie bandydavo rasti tuos atsakymus „Excel“ lentelėse, nardydavo tarp puslapių, kitų ataskaitų, kol galiausiai susipainiodavo. Tada aš atsidarydavau „Qlik“ aplikaciją ir atsakymus jiems pateikdavau greitai, esamuoju metu. Kolegos gi prašydavo daugiau laiko atsakymams paruošti. Taigi, pirmasis susitikimas, kuriame tikėjausi pamatyti analizę su „Qlik Sense“, nuvylė. Tada ėmiausi kito žingsnio – iš komandos atsirinkau žmones, kurie parodė susidomėjimą nauju įrankiu. Paprašiau parengti įžvalgas naudojantis „Qlik Sense“. Jie tai padarė. Kito susitikimo metu visi uždavinėjome klausimus ir stebėjomės, kad analizuoti galime iki pačios gelmės, – „Qlik“ leidžia keliauti gilyn ties kiekvienu nauju klausimu, todėl mums belikdavo priimti sprendimą. Kiti komandos nariai stebėjo procesą – mintis „jei kiti gali, kodėl negalime mes“ buvo pasėta. Susitikimas po susitikimo ir vis daugiau kolegų prisijungdavo prie „Qlik“ naudotojų. Šiuo metu „Qlik Sense“ jau naudoja visi. Dabar, praėjus pusei metų, iš savo kolegų girdžiu, kad šio įrankio įsigijimas buvo geriausias sprendimas, nes juo naudotis yra lengva, o analizuoti galima visus duomenis. Anksčiau mes važinėjome paprastu automobiliu pirma pavara rūke, – dabar mes vairuojame „Ferrari“ saulėtą dieną.

-Ar buvo poreikis spręsti duomenų kokybės klausimus?

-Taip, prieš pradedant projektą, supratome, kad turime reikalų su duomenų kokybe, ir mūsų laukia dar vienas iššūkis. Taip pat prireikė spręsti, kur saugoti duomenis. Tiesa yra ta, kad, jei tu priimi sprendimus remdamasis duomenimis, jie privalo būti 100% teisingi. Komanda turi pasitikėti duomenimis, o ne svarstyti, ar jais galima pasitikėti. Prireikė naujų verslo rodiklių sistemų, – su „Day Q Analytics“ komanda galėjome išspręsti visas su duomenimis susijusias problemas.

-Kas pasikeitė įmonėje, pradėjus naudotis „Qlik“?

-Pirmas geras pasikeitimas – mūsų kassavaitiniai susitikimai nuo visos dienos sutrumpėjo iki 2 valandų. Komandai lengviau pasiruošti, – visi ateina turėdami atsakymus. Didesnį dėmesį galima skirti veiksmams, t.y. ką privalome keisti. Tapo lengviau nusistatyti tikslus ir apžvelgti pasiekimus. Juk tėra trys spalvos – žalia, geltona, raudona. Paprasta! Nebeliko ilgų bereikalingų diskusijų, atsiprašinėjimo. Pradėjome analizuoti dalykus, kurių seniau neanalizavome, tarkime, įsivedėme apyvartos vienam darbuotojui per 1 darbo valandą rodiklį. Dabar matome tikslų parduotuvių veiklos efektyvumą. Taip pat pradėjome analizuoti GMROI (bendroji atsargų investicijų grąža) – turime verslo pelningumo duomenis.

-Minėjote, kad visa komanda naudoja “Qlik”. Galite papasakoti, kurių pareigybių specialistai naudojasi ir kaip?

-Aš galiu pasakyti, kad šį įrankį gali naudoti visi: nuo savininko, aukščiausiųjų pozicijų vadovų iki vidutinės grandies vadovų. Visi, kurie atsakingi už rezultatus, naudoja šį įrankį, – jiems svarbu matyti visapusį verslo vaizdą, o pastebėjus nuokrypius laiku priimti įmonei svarbius sprendimus. Joks įrankis sprendimų nepriims, – tam reikalingas žmogus. Sprendimams taip pat reikia duomenų, o įrankis reikalingas tam, kad mes galėtume tuos sprendimus priimti greičiau. Mūsų įmonėje ekonomistas naudoja „Qlik Sense“ ne tam, kad kurtų sudėtingas statines ataskaitas, kaip tekdavo daryti anksčiau, o tam, kad atrastų įžvalgas ir pasiūlytų sprendimus.

-Progresas su „Qlik“ – ką išskirtumėte?

-Galėčiau paminėti kelis dalykus. Pirmiausia, komandos darbo laiko efektyvumas: žmonėms reikia mažiau laiko ataskaitoms kurti, jie gali labiau susitelkti ties sprendimų priėmimu. Taip pat išskirčiau, kad naudojantis „Qlik Sense“ sustiprėjo mūsų derybinės pozicijos su tiekėjais. Deryboms dabar pasiruošiame greičiau ir kokybiškiau, o sprendimus galime pagrįsti remdamiesi visais duomenimis. Net kalbėdamas telefonu su tiekėju, galiu čia ir dabar įrodyti sprendimo būtinumą. Taip pat – geresnė maržos kontrolė. Dabar greičiau pastebime, kuriose produktų grupėse marža yra negatyvi, kuriose pozicijose prarandame, – galime tai keisti akimirksniu, neprarasdami laiko ir pinigų.

–Kaip įvertintumėt „Day Q Analytics“ praktinius užsiėmimus, kurie jūsų įmonėje vykdavo kartą per mėnesį, pradžioje net ir dažniau – kartą per savaitę?

-Nėra abejonių, kad tokie užsiėmimai labai vertingi. Galėčiau palyginti: gauni naują automobilį be jokių instrukcijų ar bandymų, – vairuok, gal išmoksi. Aišku, per metus ar kitus išmokstama. Praktiniai užsiėmimai leido mums suprasti, kokias verslo įžvalgas galime atrasti, ką būtina analizuoti, kaip mums gali padėti „Qlik“, kaip galime pritaikyti naują analitikos įrankį mūsų veikloje. Tai naujas etapas mums, – matome kur kas daugiau galimybių savo verslui.

–Kokie Jūsų ateities planai su „Qlik“?

-Su „Qlik“ – tai niekada nesibaigianti istorija. Įrankio galimybės neįtikėtinos, – belieka sugalvoti, ko įmonei reikia. Dabar įsigijome analitinę aplikaciją atsargoms analizuoti, norėdami matyti visapusį atsargų vaizdą, sekti likučius ir priimti savalaikius sprendimus. Taip pat mes esame įsigiję „Qlik NPrinting“ ir „Qlik Alerting“. „NPrinting“ padės mums automatizuoti ataskaitų teikimą ir išlaisvins ekonomistą, ruošiantį daugybę ataskaitų kitiems departamentams. „Qlik Alerting“ padės mums laiku pastebėti negatyvius signalus parduotuvėse. Investuojame į analitikos sistemą, nes tikime nauda verslui.

-Gal turite patarimų „Qlik“ bendruomenei, būsimiems „Qlik“ naudotojams?

-Mano patarimas būtų: jei norite būti greitesni ir konkretesni, siekdami savo tikslų, rekomenduoju pabandyti. Darykite ir pamatysite pokyčius.